La Business Continuity è quella strategia che ti permettere di garantire contiuità operativa alle attività aziendali anche in situazioni di emergenza. Quali sono i passaggi fondamentali per sviluppare un Business Continuity Plan efficace?

 

Gli imprevisti, si sa, accadono. E quando accadono non è mai piacevole. C’è una cosa, però, che possiamo fare per evitare che un evento inatteso ci impedisca di svolgere le nostre normali attività: essere previdenti. Nessuno può prevedere il futuro. Tuttavia possiamo prepararci con un piano di continuità operativa capace di far fronte agli eventi inattesi.

Stabilire, cioè, un piano che ci permetta di risolvere e superare l’imprevisto nel più breve tempo possibile.

In ambito aziendale proprio in questo senso si parla di Business Continuity Plan, inteso come vera e propria strategia capace di garantire continuità operativa alle attività aziendali.

Un’ipotetica interruzione di queste, infatti, potrebbe comportare danni anche gravi al business. Dimostrarsi pronti ad affrontare situazioni di difficoltà garantisce ai dipendenti, ai clienti e ai fornitori che la tua azienda è efficiente e proattiva, oltre a ottimizzare di gran lunga le risorse umane e finanziare dell’organizzazione.

 

Ecco quindi 4 passaggi per poter sviluppare un piano di Business Continuity veramente efficiente.

 

1) Stabilire il gruppo di lavoro

Il primo step da affrontare è certamente quello di organizzare il team che sarà preposto a intervenire in caso di emergenza. È buona norma assegnare le varie responsabilità ai singoli membri del gruppo e pianificare il lavoro di squadra.

Una volta convocato il gruppo, questo sarà incaricato di:

  • Sviluppare il Business Continuity Plan
  • Stabilire i livelli di allarme
  • Monitorare
  • Sviluppare piani di formazione interna
  • Valutare gli impatti economici che potrebbero causare le varie tipologie di interruzioni
  • Garantire gli strumenti necessari a risolvere l’imprevisto
  • Stabilire le politiche di intervento e le procedure
  • Gestire la comunicazione interna ed esterna

 

 

2) Identificare i servizi e le funzioni fondamentali

È necessario identificare gerarchicamente quali sono i servizi aziendali essenziali per il tuo business. E, soprattutto, quali impatti potrebbero avere ipotetiche interruzioni degli stessi.

Allo stesso modo devi valutare anche quali di servizi, in caso di emergenza, saresti disposto a rinunciare in attesa di un ripristino totale delle attività.

Come fare per valutare il grado di importanza di un servizio? Un sistema semplice quanto efficace è quello di assegnare a ogni servizio due valori: il primo indicherà il grado di criticità, di rischio. Il secondo indicherà il grado di impatto che una sua interruzione potrebbe provocare al business.

Incrociando questi due valori potrai capire velocemente le priorità della tua azienda.

 

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3) Organizzare il personale

Nel processo di pianificazione della Business Continuity è essenziale identificare il personale e le competenze necessarie a mantenere i servizi e le funzioni vitali per la vostra azienda.

Una volta individuati i soggetti, il passo successivo sarà quello di stilare un vero e proprio elenco di compiti che il personale preposto dovrà attuare e rispettare in caso di emergenza.

Non dimenticatevi di includere elementi chiave come gli addetti alla comunicazione interna ed esterna, che dovranno trasferire tempestivamente le informazioni necessarie a dar via al piano di emergenza a colleghi e clienti, tra cui i contatti di riferimento.

Ricordatevi che la proattività nel contattare i vostri clienti, ma anche i fornitori e i partner, può risultare fondamentale per ridurre le perdite economiche. Dimostra, in primo luogo, che siete un’azienda affidabile, in grado di far fronte alle emergenze, e che al centro delle vostre preoccupazioni resta sempre e comunque il benessere del cliente, tutti elementi alla base di un duraturo e solido rapporto di fiducia.

 

 

4) Aggiornamento, revisione e test

Ora che il vostro piano di Business Continuity è pronto vi sentite tranquilli. Niente di più sbagliato.

Il Business Continuity Plan va innanzitutto testato. E dopo averlo testato, va testato di nuovo. E dopo averlo testato di nuovo, va testato ancora.

E ogni qualvolta che il test fa emergere una falla del sistema, il piano va revisionato e riverificato.

La verifica del Business Continuity Plan deve diventare un’attività periodica. Nel corso del tempo, infatti, alcuni elementi della vostra organizzazione potrebbero cambiare, per questo è fondamentale assicurarsi che il piano rimanga efficiente.

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